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天然气管道工程物资采购控制问题及措施

摘要:天然气是我国能源资源的重要组成,为了满足当下人们对能源越来越高的需求,天然气管道工程建设规模及数量不断增大。而作为天然气管道工程企业为保障天然气供应的可靠性及稳定性,采购相应的物资是非常有必要的。但是就天然气管道工程的实际物资采购工作而言,其中还存在着一些现实问题影响着物资采购的质量。因此,笔者从采购的概念出发,针对分析采购控制存在的问题,同时也提出几点加强天然气管道工程物资采购控制的措施,以期能为保障我国天然气实现更加稳健快速的发展做出应有贡献。

关键词:天然气;管道工程;物资采购;控制
1.采购的概念
采购在概念上有着狭义和广义之分。广义采购指的是政府、军事及教育等进行社会采购行为;而狭义采购指的是企业为满足生产而进行的采购行为。天然气企业物资采购控制指的就是为满足天然气管道工程建设需要而对相关机械设备的租赁及物资的采购等行为实施的有效控制。另外也包含了物资的运输、监督及质量保障控制等工作。
2.天然气管道工程物资采购控制中存在的问题
(1)合同问题在签订天然气管道工程物资采购合同的时候,时常会在合同中出现缺少验收方法的规定,尤其是关于钢材等的检验及验收没有明确规定,这就给了供应商漏洞可钻,比如材料的供应量按照理论重量计算会出现负偏差,按照重量计算,又会出现正偏差。天然气工程物资采购合同应由采购部及项目部共同编制及签署,但是现实中采购部在合同中掌握主要权力,从而也就增大了吃回扣发生的几率。另外,因为对合同审查不到位,在材料部门起草完成后就马上签订了,事后再发现遗漏,就会给项目部带来不利影响。若采购人员没有详细了解物资明细,在采购中易发生偏差情况,进而给天然气企业带来不必要的损失。(2)管理问题在很多天然气工程中,有些主要材料是施工方提供的,有些是项目总部提供的,剩下的是安排采购部门进行采购。大宗物资采购工作中,必须应用招标采购的形式,数量大小必须在合同中签明。然而很多时候对一些低值易耗的产品都不做明确的要求,也不安排专人对其进行管理,这就极易增大采购漏洞及项目部发生损失的几率。另外,在施工方进行低值易耗产品采购的过程中也易发生下面几点问题:施工方需要这些材料的时候,会直接到项目部让相关管理人员安排调配。再加上计算这些材料的真实使用量比较困难,所以用完后的回收率很低。而且为了不给施工造成不利影响和减少纠纷,通常都是要多少就给调配多少。同时,采购部门完成物资采购后就会直接按订单发货,这增大了核实库存及调配数量的难度。由于不能准确的计算出具体的数量,所以施工方实际使用数量也不得而知,这必然会形成不必要的物资损耗,影响天然气工程最终的经济效益。
3.天然气工程物资采购控制措施
(1)合同评审①先是要明确项目建设的物资计划需求量作为合同基础,再由物资部结合计划用量制定科学合理的物资采购规划,为合同编制提供准确的依据。在确保工程质量的前提下,先把现有库存用掉,再看看其他相似工程有无剩余,结合现有库存及剩余情况来计算出具体的物资需求量,再进行采购。②完善采购合同,先开展招标采购,再对比分析价格,最后进行具体的合作谈判,确定各项条件都达到标准要求后,再依据规范流程及程序实施具体的采购工作。否则,应比价采购。比价时,至少有三家供应商参加。通过对材料的质量、价格、服务等方面的综合比较,确定各方面都能满足要求的供应商。不符合上述条件的,采用商务谈判方式采购。③按照有关规定,不同单位需要按照各自权限采购专用材料,并提前上报,以便预留足够的采购时间。按程序上报后,严格按主管部门批复执行。④对供应商的资质进行评审,严格审核其全部证书、许可证及资质等,并留下相应的复印件,再明确其有没有最终供应物资的资格。(2)计划管理自行购买资金时,应以购买计划为主要依据,未经批准不得进行业务处理。先是对物资实际的需求量加以精确计算,绘制计划表格,这个过程中要注意明确材料的具体使用情况和材料的到达时间及地点,完成所有资料准备后上交物资部门报备。其次,物资部门应结合采购申请及进度计划表来制定详细物资需求计划,并确保计划和需求保持统一,以便后期检查、审核。如若有特殊材料要求的,必须标明到申请表里。若没有特殊要求,也要标明所用材料的具体使用情况,以便于日后核查。同时也要把计划使用的材料名称、库存、调拨、市场价格及采购方式等信息标注到申请表里。再应用比价、议价及招标等方式进行具体采购。若需自行资金进行购买的情况下,应以购买计划为主要依据,未经批准不得进行业务处理。特殊情况下,事后补办手续。(3)投标管理①物资部结合工程的真实需求情况到招标组填写招标采购业务申请表,招标组整理汇总好资料后上报领导层审核批准;组建专业的工作小组实施招标管理工作。再由工作小组编写并发布相应的采购招标文件,对所有潜在投标人进行评审,评审通过后发布并接受采购招标文件。招标文件;公开开标和评标;确定中标人后,通知中标人并签订合同。②工作小组严格落实开标及评标工作。开标时间必须要和招标文件中注明的投标文件截止时间保持一致。开标地点为招标文件规定的地点,不能随便更改。开标必须遵循公开、公正、公平的原则。开标时,首先检查投标文件的密封性,确定密封严密后再拆开宣读其具体的内容。工作小组严格落实评标工作,且评标人员应是奇数,不得少于5人。投标文件应按招标文件的要求进行比较和评审。如果对招标文件有任何疑问,投标人必须给出明确答复及澄清,且要注意澄清不可改变文件的本质。工作小组要设置专人记录和整理开标及评标的全过程资料。领导小组参考评标结果来投标人实施审批。中标人优先选取投标中没有发生不良行为,且投标询价符合要求的投标人;若投标询价不达标或者存在不良行为的,则换别的投标人进行询价。工作小组依据领导小组的最终审批意见,公布中标人。(4)积极应用集中采购并充分发挥其优势在新的经济形势及背景下,集中采购方式表现出巨大的优势。因此,为了增强天然气企业物资采购管理的工作效率及质量,应积极应用集中采购方式,并制定措施使其优势得以全面发挥。应用集中采购方式可以有效收集相关市场信息及资源数据。因此,天然气企业在开展物资采购工作的时候,首先要集中和统一供应商,减少或禁止单一部门自行采购行为,促使天然气物资供应市场形成统一整体。同时,在天然气企业内部不可以分离物资采购,而是要经专家研究把物资采购集中、统一起来,不断扩大和发挥集中物资采购的优势。但要特别注意这一过程中不可过于追求规模效益,防止出现企业正常运营的需求不能得到保障的情况发生。结合企业实际情况确定采购规模,从而更好的吸引和管理供应商。这就要求天然气企业要合理安排实施招投标工作,引导供应商积极参与投标,合理制定采购规模计划及招投标开始时间。若有供应商通过审核中标了,应充分调查其自身在运营过程中的技术实力和资源状况,并依据市场的实际情况确定合理的材料采购价格,确保采购资金利用的科学性及合理性。天然气公司通过制定合理采购规模及材料价格,可以有效减少自身运营过程中材料采购成本投入。另外,也有必要加大各种方式的应用力度,加强宣传,促进对行业业务流程中龙头公司的了解和掌控,提高集中采购优势的发挥。(5)树立战略采购管理理念树立合理的战略采购管理理念能够引导天然气企业有效增强自身物资采购管理的工作效率及质量。因此,天然气企业要从全局出发,树立合理的战略采购管理理念,促使相关工作人员了解和学习国际上先进的物资采购管理理念,提高自身物资采购管理的工作水平。比如,目前基于JIT理论的供应链采购模式作为一种新型的采购模式应用到很多行业中,有效的提高了物资采购工作的效率及质量,同样对天然气企业进行物资采购也具有重要的指导意义。因此,为了促使天然气企业物资采购管理的工作水平提高,可以积极探索JIT采购模式应用的策略,以使得企业物资采购工作和JIT采购模式实现有机融合,有效降低天然气企业的物资采购成本,增强天然气企业的市场竞争力。这就要求天然气企业物资采购管理人员既要和供应商开展有效的谈判,还要充分运用准时制。结合经济订货批量理论和准时制管理理论,全面更新天然气企业经营中的物资采购理论,使之与时代发展相适应。
4.结论
综上可知,物资采购的有效控制及管理是保障天然气管道工程顺利开展的重要保障,直接关系着最终天然气管道工程的质量。因此,天然气企业必须要从计划、合同及招投标等各方面加大物资采购控制力度,并积极学习和应用先进的物资采购管理理念,提高自身的物资采购控制工作水平,进而在保障天然气管道工程高效优质建设的同时,促使我国天然气事业实现长久健康的发展。

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